Tietosuojaseloste

Laadittu: 1.1.2019. Viimeisin muutos: 16.1.2019

1. Rekisterinpitäjä    

Business Joensuu Oy, y-tunnus: 2921270-1 Länsikatu 15, 80110 JOENSUU puh: 010 419 8000

2. Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa    

Tietosuojaan liittyvissä asioissa pyydämme ottamaan yhteyttä turvallisuus@businessjoensuu.fi

Tietosuoja-asetukseen liittyvistä asioista ja tämän dokumentin päivittämisestä vastaa Business Joensuu Oy:n turvallisuusorganisaatio. Varaamme oikeuden muuttaa tässä kuvattuja tietosuojakäytäntöjä ja päivittää ehtoja sen mukaisesti.

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus    

Käsittelemme henkilötietoja, jotta voimme täyttää lakisääteiset, hanketoiminnan ja sopimusten mukaiset velvollisuutemme.

Kaikista henkilötietoja sisältävistä rekistereistä on luotu EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen seloste henkilötietojen käsittelytoimista.

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, sopimukseen ja/tai rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.

Henkilötietojen käyttötarkoituksia:

• Markkinointi
  • Uutiskirjeiden lähetys palveluiden käyttäjille ja sidosryhmille
• Asiakkuudenhallinta
  • Tietyissä toimenpiteissä asiakkaan tiedot ovat välttämättömiä ja toimenpiteitä ei voida suorittaa ilman niitä. Joissakin toimenpiteissä asiakkaan tietojen kerääminen perustuu lakiin tai asetuksiin ja toimenpiteitä ei voida suorittaa ilman asiakkaan suostumusta.
• Projektienhallinta
  • Asiakkaan tietojen kerääminen perustuu lakiin tai asetuksiin.
• Kameravalvonta
  • Business Joensuun omistamissa Joensuun Tiedepuiston tiloissa on kameravalvonta, joka tallentaa tietoa tilojen käyttäjien kulkemisesta ja toiminnasta. Kameravalvontaa käytetään asiakkaiden omaisuuden suojaamiseksi, tilojemme häiriöttömän käytön varmistamiseksi sekä rikosten ehkäisemiseksi ja selvittämiseksi.

4. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät    

Tietoja kerätään nykyisiltä ja potentiaalisilta asiakkailta, yhteistyökumppaneilta, sidosryhmiltä ja henkilöstöltä.

Rekisteröidystä voidaan tallentaa seuraavanlaisia henkilötietoja:

• henkilö- ja yhteystiedot: etunimi, sukunimi, yritys, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• yhteistyöhön liittyvät tiedot kuten tilaisuuksien, toimenpiteiden ja tapahtumien tiedot
• sähköisten palveluiden käyttöä koskevat tiedot mm. ladatut sivut, selaintyyppi, käyttöjärjestelmä, ajankohta.

5. Säännönmukaiset tietolähteet    

Henkilötiedot kerätään pääasiallisesti asiakasyrityksiltämme ja rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi kulkutunnisteiden luovutuksen yhteydessä, rekisteröidyn käyttäessä palveluitamme, tilaisuuksiin ilmoittautuessa tai myöhemmin asiakkuuden aikana.

Evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden hyödyntäminen

• käytämme verkkosivuillamme kolmansien osapuolien tarjoamia palveluja palveluiden kehittämiseksi, sivuston käyttökokemuksen parantamiseksi sekä markkinoinnin kohdentamiseksi.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös mm. julkisesti saatavilla olevista tai kaupallisista päättäjä- ja yritysrekistereistä, viranomaisilta, luottotietoyhtiöiltä ja muilta luotettavilta tahoilta. Business Joensuun tiloissa on kameravalvonta, joka tallentaa tietoa tilojen käyttäjien kulkemisesta ja toiminnasta.

Kameravalvontaa käytämme asiakkaiden omaisuuden suojaamiseksi, tilojemme häiriöttömän käytön varmistamiseksi sekä rikosten ehkäisemiseksi ja selvittämiseksi.

6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja siirrot sekä tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle    

Henkilötietoja voidaan luovuttaa voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti kolmansille osapuolille. Tietoja luovutetaan mm. Rakennerahastoja ja EU-hankkeita ohjaavan erityislainsäädännön ja asetusten perusteella kuten tukikelpoisuusasetuksen.

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisia alihankkijoita tämän selosteen mukaisten tehtävien hoitamiseen, jolloin palveluntarjoajat toimivat rekisterinpitäjän lukuun.

Alihankkijoihin eli henkilötietojen vastaanottajaryhmiin kuuluvat esimerkiksi markkinointi- ja viestintätoimistot, tapahtumanjärjestäjät, tietojärjestelmätoimittajat sekä kiinteistö- ja toimitilapalveluita tarjoavat yhteistyökumppanit. Palveluntuottajien kanssa on laadittu henkilötietojen käsittelysopimus.

Valvontakameran tallentamia tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille.

Business Joensuu Oy:n hankkeita toteutetaan Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolisien yhteistyökumppaneiden kanssa. Henkilötietoja luovutetaan tapauskohtaisesti ja käyttäjän erillisellä suostumuksella.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet    

Rekisterin tietoja voivat käsitellä vain henkilöt, joilla on työnsä puolesta siihen oikeus. Työntekijöitä on ohjeistettu salassa pidettävien tietojen käsittelyyn ja heillä on vaitiolovelvollisuus. Jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Tiedot säilytetään sähköisesti, lukituissa tiloissa, palomuureilla ja muilla teknisillä keinoilla suojattuna. Tietokannat varmuuskopioidaan automaattisesti.

8. Automaattinen päätöksenteko, ml. profilointi    

Henkilötiedoilla ei tehdä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

9. Henkilötietojen säilytysaika    

Asiakkaiden henkilötietoja säilytetään sen ajan kuin asiakkuus vaatii tai niin kauan, kun asiakas pyytää poistamaan tiedot.

• Hanketoimintaan liittyviä henkilötietoja säilytetään hankkeen ajan ja päättymisen jälkeen hanketoimintaa ohjaavan lainsäädännön mukaisesti.
• Työsuhteeseen liittyviä henkilötietoja säilytetään lainsäädännön mukaisesti.
• Markkinointiin liittyviä henkilötietoja säilytetään, niin kauan kun asiakas pyytää poistamaan tiedot.
• Kameranvalvonnan avulla kerätyt tiedot säilytetään niin pitkään, kuin ne ovat tarpeen valvonnan tarkoitusten toteuttamiseksi.

10. Rekisteröidyn oikeudet    

Rekisteröidyllä on oikeus:

• tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot
• pyytää tietojensa oikaisemista tai poistamista
• pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä
• pyytää henkilötietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen/rekisterinpitäjältä toiselle
• peruuttaa antamansa suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen
• tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

11. Evästeet