Julkisten hankintojen kymmenottelu

Väärä tieto: Koska Pohjois-Karjalan hankintatoimi toimii aina tarjouskilpailun toteuttajana ja tilaajana, on se oikea kohde kritiikille hankintojen suhteen.

Pohjois-Karjalan hankintatoimi järjestää kilpailun, mutta kilpailutuksen kohteena olevasta tavarasta tai palvelusta ja sen toteuttajasta päättää nimenomaan tilaaja. Hankintatoimea voisi verrata vaikkapa urheilukilpailun järjestäjään.

Järjestäjä mahdollistaa kilpailun, mutta tuomaristo päättää voittajan. Jos tilaaja, esimerkiksi kunta, tarvitsee jotain, hoitaa hankintatoimi kilpailutuksen lainsäädännöllisesti oikein. Kunta ostaa, käyttää ja valvoo hankintasopimuksen toteutumista.

Väärä tieto: Hankintojen tarjouspyynnöt jaetaan aina suoraan kaikille yrityksille.

Tarjouskilpailut ovat avoimet kisat. Näiden aikataulusta tiedotetaan, mutta ei kenellekään tai millekään ryhmälle suoraan tai erityisesti. Business Joensuun uutiskirjeessä saattaa olla tietoa myös tarjouskilpailuista, mutta tarkempi kilpailutusten seuranta on nimenomaan yrityksen vastuulla. Tarjoajia ei erikseen haeta osallistumaan hankintakilpailuihin, kuten ei urheilujoukkueitakaan maanitella pelikentälle.

Paras tapa saada ajantasaista tietoa kilpailutuksista on asentaa maksuttomat hakuvahdit sähköisiin hankintakanaviin, kuten Hilmaan ja Pinkkaan. Tässä Business Joensuu valmentaa alueen yrityksiä mielellään!

Business Joensuun maksuton hankintaneuvonta

Väärä tieto: Pienet yritykset pelataan kilpailutuksista ulos liikevaihto- tai referenssivaatimuksilla.

Oli laji mikä tahansa, se vaatii kilpailijoilta tiettyjä asioita: varustusta, kokoa, ikää tai muuta ominaisuutta. Sama pätee kilpailutuksiin. Julkisten hankintojen tilaajat etsivät tahoa, joka kykenee varmasti suoriutumaan urakasta. Siksi he saattavat tehdä vaatimuksia yrityksen resurssien suhteen.

Valmentajamme vinkki on, että suurempiin urakoihin on usein myös mahdollista osallistua joukkueena, jolloin hankinnassa lasketaan koko osallistuvan tarjoajajoukon yhteenlaskettu koko.

Väärä tieto: Aiempien vuosien hankintapäätökset ovat ”salaisia” tai “luottamuksellisia”, eikä niitä saa käsiinsä kuin vain kysymällä oikealta ihmiseltä oikealla tavalla.

Hankintapäätökset, mukaan lukien tarjousten vertailutaulukot, ovat kaikille julkista tietoa. Tiedot päätöksistä, vertailutaulukoista ja mahdollisesti myös tarjotuista hinnoista saa kysymällä hankintayksiköltä. Pohjois-Karjalan hankintatoimessa kaikki tiedot menevät hankintakalenteripalveluun. Ainoa poikkeus julkisuusperiaatteeseen on, että jos hankkiva yksikkö on osakeyhtiömuotoinen, silloin tiedon julkisuudelle voi olla rajoituksia.

Vaikka menneiden kausien kisat eivät suoraan kerro, miten tulokset seuraavassa kisassa menevät, antavat ne kuitenkin vinkkejä parempaan valmistautumiseen.

Tutustu Pohjois-Karjalan hankintatoimen hankintakalenteriin.

Väärä tieto: Pienhankinnoissa ”syrjitään”, kun tarjousta ei kysytä.

Pienhankinnoissa ei sovelleta hankintalakia, vaan hankinta tapahtuu kunkin hankinnan tilaajan oman hankintaohjeistuksen mukaan. Hankinnan tilaajan omassa hankintaohjeessa voi lukea esimerkiksi, että tietyn suuruisissa hankinnoissa tarjous pyydetään kolmelta yritykseltä sähköpostitse.

Tarjousten kysymisen tapa, laajuus ja tarjouspyynnön julkisuus siis riippuvat hankinnan tilaajasta ja sen hankintaohjeesta. Pienhankinnat ovat ikään kuin kutsukilpailuja, joissa tavoitteena on tehdä kilpailu sekä järjestäjän että kilpailijoiden puolesta järkevässä laajuudessa ja mielekkäällä osanottajaporukalla.

Väärä tieto: Isojen hankintojen kilpailutukset jaetaan vain harvoille ja valituille, lopuilta ne piilotetaan.

Isommat, eli kansalliset ja EU-tasoiset hankinnat, julkaistaan aina Hilmassa. Ajankohtaisen tiedon saaminen vaatii aktiivista Hilman ilmoitusten tutkimista tai maksuttomien hakuvahtien asettamista.

Urheilukisoissa ja hankinnoissa järjestäjät ovat ylpeitä edellisistä kisatuloksista. Ne ovat julkista tietoa, ja hankinnoissakin halutaan jatkuvasti parantaa niiden saatavuutta.

Tutustu käynnissä oleviin kilpailutuksiin Hilmassa.

Tutustu menneiden hankintojen päätöksiin Hankintakalenterissa.

Väärä tieto: Jos vertailuperusteena on halvin hinta, ei laatutekijöitä huomioida.

Hinta on hankinnoissa tärkeä kilpailutettava tekijä, mutta ei välttämättä ainoa. Hankinnoissa, joissa vertailuperusteena käytetään eri perusteita painotuksilla, halvin hinta voi olla joskus valintaperuste. Silti laadun varmistaminen on hankinnan tilaajankin etu.

Useissa hankinnoissa yrityksen tulee täyttää laatukriteerit ja osoittaa ne esimerkiksi sertifikaateilla, referensseillä tai muulla määritetyllä tavalla.

Hankinnan laatutaso turvataan siis yrityksille kokonaisuutena esitetyissä laatuvaatimuksissa, aivan kuten urheilussa turvataan kisan mielekkyys välinevaatimuksilla.

Väärä tieto: Tarjouspyyntöihin ei voi mitenkään vaikuttaa.

Tarjouspyynnön laatimista varten järjestetään markkinavuoropuheluja ja tietopyyntöjä, joiden avulla hankinnan tilaaja pyytää alan yrityksiltä näkemyksiä hankinnan järkevään toteuttamiseen – hieman kuin urheiluturnauksen säännöistä voidaan keskustella ennen turnauksen järjestämistä.

Kilpailun järjestäjääkin kiinnostaa aina saada kilpailijat oikeaan järjestykseen. Yritys voi ja saa tehdä asianomaisille tahoille – esimerkiksi hankinnan tilaajalle – aloitteita ja ehdotuksia erilaisista toimintamalleista tulevissa kilpailutuksissa.

Tämä vaatii yrityksiltä oma-aloitteisuutta, mutta näin on mahdollista vaikuttaa hankinnan kriteereihin.

Tutustu Pohjois-Karjalan hankintatoimeen.

Väärä tieto: Paikallisuutta ei ole mahdollista tukea hankinnoissa.

Paikallisuutta voidaan tukea, mutta se voi tapahtua vain tietynlaisilla tarjouspyyntöön kirjatuilla sopimusehdoilla.

Esimerkiksi lisäpisteitä voidaan antaa siitä, mitä lyhyempi toimitusaika jollain tuotteella tai palvelulla on. Myös matkakulut voidaan vaatia sisällyttämään tarjoukseen. Tällöin kauempaa tarjoavat ovat luonnostaan hieman kalliimpia kuin lähellä olevat. On siis keinoja tarjota kotikenttäetua, mutta niiden täytyy olla perusteltuja ja tasa-arvoisia.

Paikallisuutta korostetaan, kun se on järkevää.

Väärä tieto: Hankintojen ”päivittämisellä” kiusataan yrittäjiä ja hankaloitetaan elämää.

Julkisiin kilpailutuksiin saattaa ajan myötä tulla uusia elementtejä, vaikka itse hankinta pysyy samana. Käytännön esimerkkejä voisivat olla yritysvastuullisuuden sekä ympäristötekijöiden huomioiminen nykypäivän kilpailutuksissa, jonka myötä taksiautojen tulee täyttää uusia päästöluokkavaatimuksia.

Paremmuutta siis ratkotaan sellaisilla asioilla, joita myös yleisö pitää arvossa. Usein vaatimukset ovat peräisin poliittisesta ohjauksesta, ja ne pyrkivät motivoimaan maailman muuttamiseen haluttuun suuntaan. Samalla ne selvittävät, miten yritys kykenee sopeutumaan maailman muutoksiin ja säilyttämään kilpailukykynsä.

Hankintojen tilaajat haluavat olla mukana maailman muutoksessa.